Το Adobe PDF (το οποίο είναι σύντομο για το Portable Document Format) είναι στην πραγματικότητα ένας από τους πιο συνηθισμένους τύπους αρχείων στον Ιστό εκείνη την ημέρα. Γιατί; Απλά, αγαπητοί φίλοι: ένας PDF είναι ο ευκολότερος τρόπος για να διατηρηθεί η μορφοποίηση σε οποιοδήποτε τύπο εγγράφου. Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι δημιουργείτε ένα ενημερωτικό δελτίο χρησιμοποιώντας το Microsoft Word και το αποθηκεύετε στην προεπιλεγμένη μορφή του Word. Στέλνετε το ενημερωτικό δελτίο σας έξω και οι μισοί από τους ανθρώπους που προσπαθούν να το διαβάσουν δεν χρησιμοποιούν το Microsoft Word. Μεγάλο μέρος της μορφοποίησης και της σκληρής δουλειάς σας μπορεί να χαθεί και να καταστήσει το έγγραφο δυσανάγνωστο. Μετατρέποντας το έγγραφό σας σε αρχείο PDF, θα διασφαλίσει ότι όλα φαίνονται ακριβώς όπως το έπραξαν όταν το ολοκληρώσατε. Είναι μια απλή μορφή για να δουλέψετε, να μετατρέψετε αρχεία σε και υπάρχει ένα πλήθος από ελεύθερα προγράμματα διαθέσιμα για να τα ανοίξετε με.
Το IRS είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα όπου μπορείτε να συναντήσετε ένα έγγραφο PDF. Αν κατευθυνθείτε στον ιστότοπό τους και προσπαθήσετε να κάνετε λήψη οποιασδήποτε μορφής ή οδηγιών, θα λάβετε ένα αρχείο PDF. Ορισμένες από τις μορφές τους, μαζί με αυτές που βρίσκονται σε χιλιάδες άλλες ιστοσελίδες, είναι οι τύποι που μπορούν να συμπληρωθούν σωστά στο διαδίκτυο. Αυτά χρησιμοποιούν μια λειτουργία που ονομάζεται πεδία φόρμας που σας επιτρέπουν να κάνετε κλικ σε ένα πλαίσιο (όπως για να πληκτρολογήσετε το όνομα ή τη διεύθυνσή σας) και να εισαγάγετε τις κατάλληλες πληροφορίες πριν από την αποθήκευση.
Εντούτοις, ενδέχεται να υπάρχουν φορές που θα χρειαστεί να υπογράψετε, να δώσετε ημερομηνία και να επιστρέψετε ένα έντυπο PDF σε μια εταιρεία, όπως εκείνες που χειρίζονται τις ασφαλιστικές ή υγειονομικές σας ανάγκες. Εάν προσπαθήσατε να το κάνετε αυτό online, επειδή δεν θέλετε να εκτυπώσετε το έγγραφο, να το υπογράψετε και να το σαρώσετε, ίσως έχετε αισθανθεί σαν να χτυπάτε το κεφάλι σας σε έναν τοίχο ή δύο. Μπορεί να είναι ένας εφιάλτης για να καταλάβω πρώτα. Ωστόσο, πρόκειται να σας δείξω πώς να το επιτύχετε σε μερικά γρήγορα και εύκολα βήματα.
Πώς να κατεβάσετε, να υπογράψετε και να στείλετε ηλεκτρονικά ένα έγγραφο PDF
Πρώτον, θα χρειαστεί να κάνετε λήψη του Adobe Acrobat Reader DC δωρεάν. Αφού εγκαταστήσετε το πρόγραμμα, ανοίξτε το και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε την επιλογή "Άνοιγμα αρχείου" για να επιλέξετε το αρχείο PDF που θα έπρεπε να έχετε ήδη αποθηκεύσει στον υπολογιστή ή το φορητό σας υπολογιστή από το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο.
Με το έγγραφο ανοιχτό, κοιτάξτε προς τα δεξιά και επιλέξτε την επιλογή "Συμπλήρωση και υπογραφή" . Στη γραμμή εργαλείων που εμφανίζεται, κάντε κλικ στο κουμπί "Εγγραφή" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Προσθήκη υπογραφής".
Υπάρχουν τρεις επιλογές για να προσθέσετε μια υπογραφή. Το πιο εύκολο είναι απλά να πληκτρολογήσετε το όνομά σας και να επιτρέψετε στην Adobe να το μετατρέψει σε "υπογραφή". Αυτό προφανώς δεν θα μοιάζει με την υπογραφή σας - τον τρόπο υπογραφής του δικού σας ονόματος. Ενώ αυτό είναι νόμιμο και αποδεκτό για τους περισσότερους σκοπούς, δεν είναι η πιο ασφαλής επιλογή.
Η δεύτερη μέθοδος είναι να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι ή το δάχτυλό σας (εάν χρησιμοποιείτε μια συσκευή αφής) για να σχεδιάσετε την υπογραφή σας και στη συνέχεια να την τοποθετήσετε. Δοκίμασα αυτή τη μέθοδο πριν χρησιμοποιήσω ένα ποντίκι. Επιτρέψτε μου να πω απλά αυτό: ποτέ δεν έκανα υπογραφή μου για να κοιτάξω τίποτα, όπως πραγματικά κάνει όταν το γράφω στο χαρτί ... ούτε καν κοντά!
Η τελική μέθοδος είναι να υπογράψετε φυσικά το όνομά σας χρησιμοποιώντας σκούρο μελάνι σε λευκό χαρτί. Σάρωση αυτού του χαρτιού στον υπολογιστή σας ως εικόνα και, στη συνέχεια, μεταφόρτωση του χρησιμοποιώντας την παραπάνω λειτουργία "Δημιουργία υπογραφής" .
Μόλις ολοκληρώσετε τη δημιουργία της υπογραφής σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Εφαρμογή" για να την προσθέσετε στο έγγραφο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε κρατήσει το πλαίσιο "Αποθήκευση υπογραφής", έτσι ώστε να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά αυτή την ίδια υπογραφή σε άλλα έγγραφα. (Θα βρείτε γρήγορα το μενού "Sign" την επόμενη φορά που θα πρέπει να περάσετε από αυτή τη διαδικασία.) Τοποθετήστε την υπογραφή στην κατάλληλη θέση μέσα στο PDF κάνοντας κλικ με το ποντίκι, κρατώντας πατημένο το αριστερό πλήκτρο του ποντικιού και σύροντας το υπογραφή στον κατάλληλο τόπο.
Μόλις ολοκληρώσετε την υπογραφή του εγγράφου, αποθηκεύστε τον στον υπολογιστή σας κάνοντας κλικ στο "Αρχείο" στην επάνω αριστερή γωνία και, στη συνέχεια, επιλέγοντας "Αποθήκευση". Ονομάστε το αρχείο ό, τι επιλέγετε και αποθηκεύστε το σε μια θέση που θα θυμάστε. Επιστρέψτε στο email σας και επισυνάψτε το σε μια απάντηση σε όποιον σας έστειλε το έγγραφο στην πρώτη θέση - και τελειώσατε!
Γνωρίζω ότι αυτό μπορεί να φανεί δύσκολο και χρονοβόρο μόνο με την ανάγνωση από τις οδηγίες, αλλά πραγματικά δεν είναι. Χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά για να ρυθμίσετε την υπογραφή σας και να την αποθηκεύσετε. Μόλις το κάνετε αυτό, έχει κερδηθεί η μισή μάχη!
