Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους ένα αρχείο Excel μπορεί να μετατραπεί σε μορφή PDF και υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους ενδέχεται να χρειαστεί να πραγματοποιήσετε μετατροπή. Ένα από τα πιο σημαντικά είναι ότι είναι πιο δύσκολο να ανοίξετε και να διαβάσετε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων σε υπολογιστές, κινητά τηλέφωνα και tablet όταν δεν είναι σε PDF.
Ένας άλλος λόγος για τον οποίο η μετατροπή είναι μερικές φορές απαραίτητη είναι ότι όλα τα αρχεία του Excel χρειάζονται ένα συγκεκριμένο πρόγραμμα για ανάγνωση και επεξεργασία. Αυτό καθιστά δύσκολη την κοινή χρήση ενός εγγράφου του Excel με εκείνους που δεν διαθέτουν το λογισμικό που απαιτείται για το άνοιγμα ενός αρχείου του Excel.
Η εγκατάσταση PDF σε τηλέφωνο, tablet ή άλλες κινητές συσκευές για τη λήψη εγγράφων του Excel εν κινήσει καθιστά εύκολο το άνοιγμα και την ανάγνωση του αρχείου χωρίς πρόγραμμα προβολής υπολογιστικού φύλλου ή επεξεργαστή υπολογιστικών φύλλων.
Για να εργαστείτε σε ένα έγγραφο του Excel, χρειάζεστε το Excel εγκατεστημένο στον υπολογιστή σας. Εάν έχετε εγκαταστήσει το Excel στον υπολογιστή σας, μπορείτε να μετατρέψετε XLS σε PDF ή μπορείτε να μετατρέψετε XLSX σε PDF.
Κάνετε αυτό ως εξής:
1. Κάντε κλικ και ανοίξτε το μενού Αρχείο> Εξαγωγή.
2. Το επόμενο βήμα είναι η καρτέλα "Δημιουργία PDF / PS".
3. Επιλέξτε PDF (* .pdf). Η επιλογή αυτής της επιλογής θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε ένα αρχείο XPS. (Υπάρχει ένας άλλος απλός και ταχύτερος τρόπος για να κάνετε αυτή τη μετατροπή.Μπορείτε να αλλάξετε μερικές από τις προχωρημένες επιλογές.Στο Windows Publish ως PDF ή XPS κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές.Θα έχετε αρκετές επιλογές όπως την εξαγωγή μόνο μερικών σελίδων σε PDF, ή την εξαγωγή όλων των φύλλων εργασίας κ.λπ.)
4. Επιλέξτε Δημοσίευση. Αυτό θα σας επιτρέψει να αποθηκεύσετε το αρχείο Excel στη μορφή PDF.
Εάν χρησιμοποιείτε υπολογιστή Mac, η διαδικασία μετατροπής ενός αρχείου Excel σε μορφή PDF μπορεί να γίνει μέσω των επιλογών του μενού Αποθήκευση ως:
1. Κάντε κλικ ή πιέστε το αρχείο. Επιλέξτε Αποθήκευση ως. Αυτό θα εμφανίσει ένα πλαίσιο για την αποθήκευση του εγγράφου του Excel.
2. Ακριβώς δίπλα στη μορφή αρχείου, επιλέξτε PDF. Αυτή η επιλογή θα βρίσκεται στο κάτω μέρος αυτού του παραθύρου. Έχετε τη δυνατότητα να μετατρέψετε ένα μόνο φύλλο εργασίας ή να μετατρέψετε ολόκληρο το βιβλίο εργασίας (δηλαδή, μπορείτε να μετατρέψετε όλα τα φύλλα εργασίας.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση. Αυτό θα ολοκληρώσει τη διαδικασία μετατροπής.
Ένα φύλλο εργασίας του Excel μπορεί επίσης να μετατραπεί σε μορφή PDF μέσω μετατροπέα PDF. Το novaPDF είναι ένας μετατροπέας PDF που σας βοηθά στη δημιουργία και τη μετατροπή αρχείων σε μορφή PDF. Αυτός είναι ένας άλλος τρόπος με τον οποίο η μετατροπή μπορεί να γίνει ακολουθώντας μερικά απλά βήματα. Για να χρησιμοποιήσετε μετατροπέα PDF:
1. Πρώτα, κατεβάστε το novaPDF. Αυτό είναι εύκολο και υποστηρίζεται από ολόκληρη την οικογένεια των Windows.
2. Στο παράθυρο του αρχείου, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτύπωση.
3. Στην ενότητα Εκτύπωση, επιλέξτε novaPDF από τη λίστα επιλογών που έχετε δώσει.
4. Πριν από τη δημιουργία του αρχείου PDF, είναι απαραίτητο να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις του novaPDF. Αυτό μπορεί να γίνει χρησιμοποιώντας τη σύνδεση των ιδιοτήτων του εκτυπωτή.
5. Στην ενότητα με τίτλο Ρυθμίσεις, μπορείτε να επιλέξετε την εκτύπωση των φύλλων εργασίας.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της χρήσης του Excel
Σε γενικές γραμμές, δεν υπάρχουν μειονεκτήματα για να γνωρίζουμε όλα όσα έχει να προσφέρει το Excel και η εστίαση σε μία μόνο επιλογή ενδέχεται να παραβιάζει άλλες δεξιότητες και λύσεις. Έχοντας περισσότερες επιλογές είναι το καλύτερο πράγμα εδώ, όπως πρέπει να γνωρίζετε τόσο το κοντό και το μακρύ δρόμο, καθώς και όλα τα χαρακτηριστικά που έρχονται και με τα δύο.
- Γρήγορα
- Εύκολο
- Ενστικτώδης
- Αυξήστε την παραγωγικότητα
Μειονεκτήματα
- Απαιτεί πλήρες πληκτρολόγιο
- Οι προχωρημένες λειτουργίες δεν είναι εμφανείς
- Έχει κάποια θέματα εισαγωγής
Επίσης, μπορείτε να αγοράσετε το Excel 2016 Bible από το Amazon και να μάθετε ακόμα περισσότερα χαρακτηριστικά που είναι δυνατά με αυτό το πρόγραμμα MS Office.
