Μετά την υποβολή πρόσφατων ενημερωμένων εκδόσεων λογισμικού σε ορισμένες εκδόσεις του Microsoft Excel το καλοκαίρι του 2017, η Microsoft παραχώρησε την παρακολούθηση των αλλαγών ως χαρακτηριστικό κληρονομιάς. Για να διευκολύνετε τη χρήση, μπορείτε να την προσθέσετε στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για την παρακολούθηση κάθε αρχείου. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε την κορδέλα Excel μέσω της δημιουργίας μιας νέας ομάδας και να την προσθέσετε σε αυτή τη νέα ομάδα.
Όπως και με το Word, η Microsoft ενημέρωσε το πρόγραμμά της με τη συμπερίληψη μιας νέας λειτουργίας συν-συγγραφής ώστε να καταστεί δυνατή η κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας στο διαδίκτυο και η αλλαγή του ιστορικού ανάμεσα στους συναδέλφους, τους συμμαθητές, τους φίλους, την οικογένειά σας κ.λπ. πρόσβαση και επεξεργασία μαζί όταν λάβουν την έγκριση.
Ας πούμε, για παράδειγμα, ότι ζητήσατε από κάποιον να επαληθεύσει ή να συνεργαστεί μαζί σας σε ένα έργο Excel. Είναι ένας πολύ απλός μηχανισμός, όπως το Excel σας επιτρέπει ουσιαστικά να ονομάσετε ορθογραφικά λάθη (και να έχετε έναν ορθογραφικό έλεγχο), να εισάγετε σχόλια στο περιθώριο κλπ. Ηλεκτρονικά και σχετικά ομοειδή με αυτά ενός εγγράφου του Word.
Η μόνη εξαίρεση που πρέπει να σημειωθεί είναι ότι το Excel θα επισημάνει τα αλλαγμένα κελιά, ενώ στο Word θα παρατηρήσετε αλλαγές στις λέξεις και προτάσεις. Υπάρχουν, ωστόσο, δύο πράγματα που πρέπει να ληφθούν υπόψη πριν ξεκινήσουμε.
Εάν το φύλλο του Excel περιέχει έναν πίνακα, η δυνατότητα "Αλλαγές παρακολούθησης" αρνείται να εργαστεί σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Για να επιτρέψετε τη χρήση, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε την " Παρακολούθηση αλλαγών " στα βιβλία εργασίας, επιλέγοντας πρώτα τον προϋπάρχοντα πίνακα και στη συνέχεια επιλέγοντας " Καρτέλα Σχεδίασης " και στη συνέχεια επιλέγοντας " Μετατροπή στην Περιοχή ". Αν χρειάζεστε επεξεργασίες από άλλοι χρήστες, τα βιβλία εργασίας θα πρέπει να μοιράζονται σε μια αμοιβαία διαθέσιμη τοποθεσία.
Λόγω του γεγονότος ότι οι εκδόσεις διαφέρουν σε σχέση με το επίπεδο των ενημερώσεων, επομένως ενδέχεται να μην μπορείτε να δείτε αυτήν την λειτουργία στην προεπιλεγμένη Κορδέλα. Αλλά μην ανησυχείτε. Απλά προσθέστε το κουμπί " Παρακολούθηση αλλαγών " στο μενού Κορδέλα από μόνοι σας ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
- Στο μενού Κορδέλα, χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να κάνετε δεξί κλικ σχεδόν παντού και επιλέξτε την αναδυόμενη επιλογή " Προσαρμογή της Κορδέλας ".
- Από την οθόνη διαλόγου " Προσαρμογή της Κορδέλας ", σύρετε το ποντίκι στη διαδρομή " Επιλογή εντολών από " στη δεξιά πλευρά: θα πρέπει να εμφανιστεί ένα " αναπτυσσόμενο μενού / λίστα " από το οποίο θα πρέπει να επιλέξετε είτε " Όλες οι εντολές " ή " Εντολές που δεν βρίσκονται στην κορδέλα ".
- Από την παράλληλη εντολή " Προσαρμογή της Κορδέλας " θα μπείτε σε ένα αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό το ίδιο θα πρέπει να ρυθμιστεί στις " Κύριες καρτέλες " που βρίσκονται ήδη στην προεπιλεγμένη λειτουργία (δηλαδή η λίστα κύλισης που βρίσκεται κάτω από αυτή θα πρέπει να δείχνει εκ των προτέρων τις κύριες καρτέλες). Μετά από αυτήν την επαλήθευση, κάντε κλικ στο σύμβολο + που βρίσκεται δίπλα στην επιλογή " Επανεξέταση " στη λίστα, συνεχίστε να κάνετε κλικ στην επιλογή "Νέα ομάδα" από τη λίστα. Αυτό θα έχει ως αποτέλεσμα την προσθήκη μιας νέας ομάδας στην ενότητα " Επανεξέταση ".
- Στη συνέχεια, για να μετονομάσετε αυτήν τη νεοδημιουργηθείσα ομάδα, απλώς κάντε δεξί κλικ στη γραμμή " Νέα ομάδα ", αλλάξτε την με αυτό που θέλετε να το ονομάσετε και μπορείτε να προσθέσετε ακόμη και ένα εικονίδιο, αν το επιθυμείτε. Για λόγους επίδειξης, θα την αλλάξουμε σε " Παρακολούθηση αλλαγών " (το Excel θα προσθέσει από μόνο του μια " προσαρμοσμένη " ετικέτα μετά το όνομά σας, μόνο όταν πρόκειται για αυτή τη λίστα αν και.) Αν κάνετε κλικ και μετά σύρετε το " XYZ Group ", μπορείτε να το μεταφέρετε σε άλλη περιοχή μέσα στη λίστα αναθεώρησης.
- Μόλις επισημανθεί η Ομάδα Παρακολούθησης αλλαγών, προχωρήστε να επιλέξετε δύο εντολές από τη λίστα εντολών που είναι διαθέσιμη στην αριστερή πλευρά:
- " Επισημάνετε αλλαγές "
- " Αποδοχή / Απόρριψη αλλαγών "
Για να μετακινήσετε κάθε μια από τις εντολές στην ομάδα, πρέπει να κάνετε κλικ στο κουμπί " Προσθήκη ".
Θα παρατηρήσετε ότι μόλις η Νέα Ομάδα βρίσκεται τώρα στην Κορδέλα. Στη συνέχεια, πρέπει:
- Πατήστε την εντολή " Επισημάνετε τις αλλαγές ".
- Θα εμφανιστεί η ένδειξη " Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία ", χρησιμοποιήστε το ποντίκι για να κάνετε κλικ και να το ελέγξετε. Επαναλάβετε για " Επισημάνετε αλλαγές στην οθόνη ."
- Για να ολοκληρώσετε, κάντε κλικ στο " OK ".
Μετά την ολοκλήρωση αυτών των εργασιών, κάθε τροποποίηση που γίνεται στο επιθυμητό υπολογιστικό φύλλο του Excel θα παρακολουθείται και θα επισημαίνεται μέσω ενός μοναδικού μπλε δείκτη συνόρων και στην επάνω αριστερή γωνία ένα μικρό μπλε τρίγωνο που θα εμφανίζεται στα επεξεργασμένα κελιά. Περαιτέρω διευκόλυνση της φιλικότητας προς το χρήστη, το πρόγραμμα διαθέτει ένα διαφορετικό χρώμα για να προσδιορίσει τη χρήση της πλατφόρμας για πολλούς χρήστες.
Επιπλέον, αν μετακινήσετε τον κέρσορα του ποντικιού σας πάνω σε ένα ήδη επεξεργασμένο κελί, αποκτάτε πρόσβαση στα εξής:
- Ημερομηνία
- Συντάκτης
- Η ώρα που άλλαξε το έγγραφο
- Περιληπτική παρουσίαση των αλλαγών παρακολούθησης, για έλεγχο πριν από την αποδοχή σε αναθεωρήσεις που έγιναν μόνιμα.
Θα πρέπει να σημειώσετε ότι μόνο η πιο πρόσφατη τροποποίηση θα αρχειοθετηθεί και θα παρουσιαστεί σε αυτό το αναδυόμενο παράθυρο.
Τώρα, αφού όλοι οι δυνητικοί συντάκτες / συμμετέχοντες έχουν ολοκληρώσει το ρόλο τους, μπορείτε να προχωρήσετε για να αποδεχτείτε / απορρίψετε τις προτεινόμενες αλλαγές μέρος της εργασίας.
- Κάντε κλικ στο " Επισκόπηση " από το επάνω τμήμα του μενού " Κορδέλα " και κάντε κλικ στην εντολή " Αποδοχή / Απόρριψη ".
- Μόλις το αναδυόμενο παράθυρο του Excel επιβεβαιωθεί εκ νέου με τη λειτουργία " Αποθήκευση του βιβλίου εργασίας ", κάντε κλικ στο κουμπί " OK ".
- Το Excel θα επισημάνει το αρχικό επεξεργασμένο κελί και ταυτόχρονα θα εμφανίσει μαζί με αυτό το στοιχείο διαλόγου Επιλογή "Αλλαγές" σε " Αποδοχή ή απόρριψη ".
- Θα είστε εξοικειωμένοι με όλες τις τρέχουσες αλλαγές που γίνονται μέσα στην εμφανιζόμενη λίστα. Από τα προαναφερθέντα, έχετε τη δυνατότητα είτε να επιλέξετε την προτιμώμενη έκδοση ή να κολλήσετε με την αρχική έκδοση. Επιλέξτε ό, τι σας έχει νόημα. Μόλις αποφασίσετε, κάντε κλικ στην επιλογή " Αποδοχή " αφού επιλέξετε από τη λίστα την καλύτερη έκδοση.
Ωστόσο, εάν αισθάνεστε ότι καμία από τις αναφερόμενες εκδόσεις δεν σας αρέσει, επαναλάβετε τη διαδικασία αλλά υποκαταστήστε κάνοντας κλικ στην επιλογή " Απόρριψη ". Μετά τη λήψη απόφασης, ακολουθώντας αυτή την εντολή, ο δρομέας θα μετακινηθεί αυτόματα στο επόμενο επεξεργασμένο κελί για περαιτέρω επεξεργασία.
- Αν η αλλαγή που επιλέγετε πρέπει να μεταφέρει ολόκληρο το υπολογιστικό φύλλο (για παράδειγμα, όλες οι αλλαγές που μεταφέρονται σε μια συγκεκριμένη μορφή) και στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί " Αποδοχή όλων ". Με αυτήν την εντολή, όλες οι επιλεγμένες τροποποιήσεις διορθώνονται και γίνονται αποδεκτές σε αυτή τη στιγμή.
- Τώρα, ίσως θελήσετε να επιστρέψετε στην ενεργοποίηση της λειτουργίας " Παρακολούθηση αλλαγών ". Για να το κάνετε αυτό, επιστρέψτε στην " ομάδα ελέγχου " και πηγαίνετε προς την ομάδα " Παρακολούθηση αλλαγών ". Κάντε κλικ στην επιλογή " Επισημάνετε τις αλλαγές " και απλώς καταργήστε την επιλογή του πλαισίου που έχει επισημανθεί προηγουμένως με την ένδειξη " Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία ... "
